Herramientas para organizar el tiempo | Beneficios

En un mundo cada vez más dinámico, ser capaz de organizar nuestro tiempo para ser más productivos es a menudo una tarea difícil.

Afortunadamente, existen algunas herramientas organizativas como los planners y los calendarios que nos permiten hacer una adecuada gestión de las actividades cotidianas, adquirir hábitos y planificar nuestro futuro, sea en papel o de forma digital.

En este post te enseñaremos cómo organizar de forma efectiva el tiempo que dispones para que logres tus metas y los beneficios que aporta a tu vida una administración eficiente.

¡No te despegues!

¿Cómo organizar mi tiempo?     

Aprender a organizar el tiempo y establecer correctamente las prioridades en la rutina diaria es clave para alcanzar nuestros objetivos con los mejores resultados y vivir de un modo proactivo.

Estos consejos te ayudarán a administrar tu tiempo de manera más efectiva:

1. Selecciona la herramienta adecuada

Para desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo es importante incorporar una herramienta que funcione para ti y se adapte a tus propósitos.

Agendas, planners, bitácoras y calendarios son algunas de las opciones, sea en papel o formato digital.

2. Planea tus actividades

Programa con anticipación las acciones a realizar en las distintas áreas de tu vida (personal, laboral, estudiantil, familiar, etc.) y los lapsos de tiempo adecuados para alcanzar los objetivos (diario, semanal, mensual).

Haz una planificación realista, flexible y adecuada a tu ritmo de vida. Recuerda reservar momentos para descansar, meditar, recrearte, crear…

Un tip: Al momento de organizar tu tiempo minimiza las distracciones (redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, etc.).

3. Establece prioridades

Una de las claves para gestionar el tiempo es «aprender a diferenciar lo importante de lo urgente».

Se debe definir cuáles actividades son imprescindibles y establecer límites de tiempo para abordar una tarea a la vez sin inconvenientes y en los plazos definidos.

Si se ejecutan tareas diferentes es recomendable agruparlas para desarrollarlas de forma consecutiva.

En este video encuentras un método sencillo para identificar cuáles tareas son más importantes y cómo agruparlas:

Un tip: Puedes usar colores o símbolos personalizados para distinguir o priorizar entre las tareas u objetivos.

4. Enfócate en los objetivos

Conserva a la vista tu programa de actividades diarias y gestiona tu tiempo para su logro.

5. Examina tu progreso

Efectúa unarevisión de las actividades que se han cumplido y cuáles no; pregúntate cómo puedes mejorar y convierte la situación en la oportunidad de reorganizar el plan y enfocarte.

Un tip: Evita posponer continuamente los objetivos a desarrollar pues terminarás acumulando tareas y tendrás la sensación que el tiempo no te alcanza.

6. Sé constante

Tomar el control de tu tiempo requiere constancia y disciplina; trata de cumplir las pautas, respetar los horarios y realizar los cambios de hábitos necesarios para ser más productivo.

7. Mantén el orden

Sea en la casa u oficina, un ambiente ordenado te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y tener mayor productividad.

Si quieres saber más sobre cómo mantener el orden en tu espacio puedes leer el artículo sobre Organizador de escritorio, te será muy útil.

¿Cómo organizar mi tiempo para estudiar?   

La organización de las actividades es fundamental para aprovechar al máximo el tiempo de estudio.

Un calendario de estudios te permitirá ordenar las horas disponibles para aprender y asignar el tiempo necesario a cada tarea o materia.

Sea cual sea la herramienta seleccionada para organizar tu tiempo puedes aplicar estos tips:

• Anota las fechas clave (horario, evaluaciones, fechas de entregas de tareas, trabajos o proyectos de clase, etc.).
• Elabora un plan de estudio acorde a tus necesidades.
• Establece un horario de estudio que se convierta en una rutina diaria (misma hora) e incorpora pausas para descansar.
• Da prioridad a los temas urgentes.
• Revisa una vez por semana los contenidos de cada asignatura.
• Conserva el orden en tu escritorio o espacio de estudio.
• Evita los distractores.
• Reserva un espacio para relajarte y hacer las cosas que te gustan.
• Complementa tu cronograma con técnicas de estudio (active recall, pomodoro, mapas mentales, etc.) que faciliten tu concentración durante el proceso de aprendizaje.

Herramientas para organizar el tiempo    

Existen muchísimos recursos disponibles para ayudar a ordenar el tiempo e incrementar el rendimiento.

Entre ellas destacan los calendarios y los planners.

Calendario

Es una herramienta visual que muestra la secuencia cronológica de fechas o unidades de tiempo.

La forma más común es «el calendario gregoriano» que consiste en un cuadro para organizar el tiempo formado por 12 rejillas mensuales que constan de columnas (una para cada día de la semana) y filas (de cinco a seis).

Cada cuadro cuenta con espacio suficiente para anotar tareas, pendientes, recordatorios, citas, fechas especiales, etc., que pueden visualizarse fácilmente.

Su formato varía (tamaño, color, diseño, etc.) y puedes optar por un calendario de papel (de pared o de escritorio) o alguna app de calendario electrónico (Icalendar, Kiko, Calendarhub, Google Calendar, entre otros).

Además de ser útiles para realizar el seguimiento de las fechas y eventos importantes, los calendarios son un excelente medio para promocionar tu empresa, hacer un regalo personalizado o destacar algún evento.

Un tip: Puedes fusionar el calendario con una agenda personalizada como un kit perfecto de organización.

¿Dónde adquirir un calendario para organizar mi tiempo?

En Colombia, el Calendario 2023 📅 de Formas Futuro espera por ti para organizar tus metas y actividades, potenciar tu marca o hacer un bonito y útil regalo.

Cuenta con 12 hojas en distintos colores, un soporte de cartón argollado con media luna ideal para colgar donde quieras y un espacio para que puedas anotar tus propósitos del mes.

En este reel puedes visualizar su diseño:

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Planner

Es la herramienta física o digital perfecta para administrar tu tiempo y organizar las metas y actividades sin necesidad de depender de fechas.

Existe una gran variedad de modelos de planeadores en el mercado; selecciona el que contenga los elementos que requieres (de forma diaria, semanal y mensual) y se adapte mejor a tus deseos.

Si sueles tener muchas actividades a desarrollar, el Planeador x 50 hojas es el instrumento ideal para gestionarlas; incluye 3 pausas activas, mensajes positivos, apartados para definir prioridades, logros, frases para el día, comentarios, entre otros.

Para organizar a mediano plazo selecciona el Planeador x 6 meses mensual y diario, con 65 hojas tamaño 1/2 oficio y 4 pausas activas.

Si te agrada planear y agradecer el Kit Planners es para ti; podrás anotar tus pendientes diarios y usar la lista de agradecimiento para comenzar o finalizar tu día de la mejor manera 💞.

Asimismo, existen muchísimas apps (ClickUp, Todoist, Any.do, Clockify, etc.) con una amplia gama de funciones para organizar el tiempo con un par de clics.

¿Por qué es importante organizar el tiempo?

Entre los beneficios de organizar el tiempo, están:

• Ayuda a crear una rutina en nuestro día y alcanzar las metas propuestas.
• Mejora la productividad.
• Permite priorizar las actividades y evitar distracciones.
• Reduce el estrés y crea la sensación de bienestar para afrontar nuestras tareas diarias.
• Incrementa nuestra capacidad de concentración.
• Aumenta la autoconfianza, al cumplir con los objetivos pautados.
• Mejora la calidad de vida, al contar con tiempo para disfrutar de lo que te agrada.

En Formas Futuro nos encanta ser parte de tus proyectos. Conoce aquí nuestros productos y revisa con cuál te identificas para empezar a organizar tu tiempo y alcanzar todas tus metas.