La matriz de Eisenhower es uno de los métodos más famosos para aprender a administrar el tiempo y cumplir con los objetivos y metas trazadas a través de la organización y la priorización.
Su nombre proviene de Dwight Eisenhower, general del ejército norteamericano y presidente 34° de los Estados Unidos, quien en busca de ser más eficiente creó esta maravillosa herramienta.
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¿Qué es una matriz de Eisenhower?
Conocida también como matriz de decisión de Eisenhower, caja de Eisenhower o matriz de prioridades Eisenhower, es una herramienta de administración del tiempo basada en la organización de tareas según su prioridad, adoptando criterios simples.
¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower se centra en una regla simple pero poderosa: «ordenar las prioridades a partir de su urgencia e importancia» y su puesta en práctica es bastante sencilla; basta con tener a la mano papel y lápiz y seguir estos 5 pasos:
1. Haz una lista de tareas
Anota en una hoja las actividades a realizar o pendientes en función del proyecto (personal, profesional, académico, rutina diaria, etc.) y los objetivos a lograr.
2. Evalúa las tareas
Considera la lista de tareas inicial y analiza la prioridad que cada una tiene.
Para ello, es clave aprender a diferenciar entre urgente e importante, haciendo un análisis mediante preguntas concretas como:
- ¿La tarea es urgente?
- ¿Es importante?
- ¿Puede hacerse luego?
- ¿Alguien más puede realizarla?
Responde con franqueza y sin complicaciones.
3. Arma la matriz
Selecciona el soporte de tu preferencia: agenda, cuaderno, bitácora, block, etc., y con la ayuda de una regla, un lápiz o rotuladores dibuja un cuadro de doble entrada como el que se muestra en la figura:
El resultado es una matriz o rejilla con 4 cuadrantes en las que se anotarán las tareas diarias según su prioridad:
- Cuadrante 1: Urgente + Importante.
- Cuadrante 2: Importante + No urgente.
- Cuadrante 3: Urgente + No importante.
- Cuadrante 4: No urgente + No importante.
El Cuaderno y las Bitácoras «Dots Are The New Black» cuentan con hojas internas con impresión de puntos que facilitan el diseño de los cuadrantes.
4. Rellena los cuadrantes
Una vez definida la categoría a la que pertenece cada tarea, anota cada una en el cuadrante correspondiente:
Urgente + Importante
Es el «cuadrante del enfoque» e incluye las tareas que deben hacerse de inmediato pues son las de mayor importancia para alcanzar a corto plazo el objetivo trazado y no pueden delegarse a nadie más.
Un tip: Lo urgente está relacionado con el tiempo y lo importante con las consecuencias
Importante + No urgente
Representa el «cuadrante de programación» y contiene las tareas que se consideran importantes pero que se pueden planificar para ser desarrolladas en días sucesivos en los que exista una menor carga de trabajo; producen efectos a medio y largo plazo.
Un tip: Combina la matriz con el uso de un calendario para programar las tareas y facilitar su visión.
Urgente + No importante
Constituye el «cuadrante de la delegación» y engloba las actividades que no son importantes pero que hay que ejecutar para alcanzar los objetivos, por lo que pueden ser delegadas a otra persona para su seguimiento.
Un tip: Aprender a delegar y decidir qué, cuándo y a quién hacerlo es esencial para aumentar la productividad, facilitar la concentración en las tareas urgentes e importantes y estimular la confianza entre los equipos.
No Urgente + No importante
Es el «cuadrante de la eliminación» y abarca las tareas que no son consideradas ni importantes ni urgentes por lo que pueden irse eliminando de la rutina.
Un tip: Personaliza cada cuadrante con los colores que desees y agrega detalles como títulos en lettering para hacerla única.
El block My pink notes es una opción perfecta para esta actividad, con rayas que facilitan el diseño de los cuadrantes y hojas en color rosa para mantener un registro visual y atractivo de la progresión de las tareas.
5. Evalúa la matriz
Los cuadrantes no representan una separación perfecta pues existen cambios de última hora que pueden modificar la prioridad de una tarea.
Por ello, se recomienda una evaluación a lo largo del día para reorganizar, de ser necesario, las actividades en función de los nuevos objetivos.
Este reel muestra un resumen del paso a paso para crear tu matriz:
Reglas prácticas
Para aumentar la productividad al usar la matriz de Eisenhower, se recomienda:
- Resolver primero las tareas marcadas como urgentes e importantes (Cuadrante 1).
- Ser consciente del número de tareas asignadas en cada cuadrante para evitar procrastinar o aplazar los pendientes. Lo recomendable es limitar el número de actividades a un máximo de 8 por cada recuadro.
- Antes de añadir una nueva tarea en los cuadrantes, se debe completar las que ocupan el primer lugar en cada recuadro.
- Gestionar las tareas más complejas durante los momentos de máximo rendimiento.
- Entre dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente será la que requiere más tiempo para su ejecución.
- Centrar la atención en el cuadrante de programación (Importante + No urgente) ya que en él reside el núcleo de una gestión personal eficaz, al incluir las ideas que te permiten evaluar oportunidades y actuar de forma preventiva, en vez de resolver problemas.
- Aprender a decir «no» a actividades aparentemente importantes y a eliminar las tareas innecesarias para poder priorizar de manera efectiva.
- Tener una actitud proactiva y ser constante para alcanzar las metas establecidas.
- Evitar distracciones voluntarias e involuntarias.
- Asignar un tiempo específico para actualizar la matriz (5 a 10 minutos) preferiblemente en el transcurso de la mañana.
- Realizar por separado matrices para tus listas de tareas pendientes personales y profesionales.
Ahora que sabes en qué consiste esta herramienta y cómo funciona, checa estos ejemplos de matriz Eisenhower para que te familiarices con ella y puedas aplicarla en tus actividades:
Ejemplos de matriz Eisenhower
1. Para iniciar una marca
Este modelo corresponde a las actividades de una persona que inicia una marca personal de moda. La lista inicial engloba las tareas a realizar durante el mes:
- Tomar un curso de marketing digital.
- Pagar los recibos del mes.
- Buscar nuevos clientes para el negocio.
- Terminar de ver una serie.
- Entregar el proyecto de marketing digital.
- Estar al día en las redes sociales.
- Organizar el departamento.
- Aprender sobre las nuevas disposiciones del SAT.
- Revisar las nuevas tendencias de moda.
- Preparar las comidas de la semana.
Luego de evaluar la prioridad que cada una posee, se construye la matriz de la siguiente forma:
2. Para una rutina diaria
Aplicar la matriz de Eisenhower en tu rutina diaria permite organizar y administrar de manera correcta las tareas y el tiempo.
En este video encontrarás un ejemplo:
Un tip: El block «My Pink Notes» ayuda a mantener el enfoque en las tareas inmediatas de la rutina, gracias a sus hojas color rosa que destacan los recuadros y facilitan su recordatorio.
3. Para un proyecto empresarial
Cualquier proyecto empresarial siempre está en la búsqueda de herramientas de organización que faciliten la administración de las tareas a ejecutar para optimizar sus recursos y aumentar su productividad.
He aquí un modelo de matriz de Eisenhower aplicada a las actividades de una startup o empresa de nueva creación:
Un tip: Si te agradan las apps, «Priority Matrix» y «Tasks» son opciones apoyadas en el método de Eisenhower para ayudar a equipos de trabajo a mejorar su productividad, responsabilidad y transparencia.
Como ves, esta herramienta es muy práctica para organizar diferentes actividades por lo que puedes hacer uso de ella a nivel personal y profesional.
Si deseas leer sobre otros métodos para gestionar el tiempo, te recomendamos el artículo sobre la Técnica Pomodoro.
Matriz Eisenhower y Matriz Covey ¿Son lo mismo?
Sí. A pesar de tener nombres diferentes, ambas herramientas representan lo mismo.
Dwight Eisenhower creó el método y Covey Stephen lo popularizó en su libro (siete hábitos para la gente altamente efectiva), recopilando sus ideas y señalando que no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debe ponerse la atención en cada momento.
Beneficios de la matriz Eisenhower
La matriz Eisenhower es muy útil para planificar actividades personales y laborales de forma eficiente y aporta grandes beneficios, tales como:
- Genera un impacto positivo en la gestión del tiempo al visualizar las tareas según su importancia y urgencia.
- Aumenta la productividad y disciplina.
- Favorece la concentración.
- Facilita la delegación de tareas.
- Contribuye en la toma de decisiones.
- Disminuye los niveles de estrés al permitir la planificación de actividades de forma coherente y mantener un ritmo de trabajo acorde.
- Es una herramienta muy fácil de implementar.
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