Una lista de tareas, llamadas también to do list o things to do, es un método que consiste en una simple lista de pendientes, escrita en papel o el software de preferencia y puede convertirse en un gran aliado para mejorar la productividad y la gestión del tiempo.
En este artículo, te diremos cómo hacer una lista de tareas de forma eficaz en 7 simples pasos para aprovechar al máximo tu día.
¡Comencemos!
1. Registrar las tareas
El primer paso para crear una lista es registrar todas las tareas y trabajos pendientes, sin importar cuán pequeñas sean.
Revisa las diversas fuentes donde hayas dejado notas previamente (diario, notas adhesivas, correo, calendario, etc.), a fin de recopilar toda la información y crear una lista maestra o principal.
2. Seleccionar la herramienta
Una vez creada la lista principal, es momento de elegir un formato para su puesta en práctica: una lista física en papel, una aplicación móvil o una herramienta en línea.
Si te agrada escribir sobre papel, un cuaderno, agenda o una lista de tareas son una excelente opción.
Si prefieres lo digital, aplicaciones como Todoist, Trello, Asana, Evernote y Google Keep, te ayudarán a crear y gestionar listas de tareas.
¡Elige el formato que te resulte más cómodo y fácil de usar!
3. Categorizar el contenido
Una vez elegida la herramienta de preferencia, se procede a clasificar las tareas, bien sea:
- Por proyecto: Agrupa las tareas relacionadas con un mismo proyecto.
- Por prioridad: Clasifica las tareas según su importancia y urgencia.
- Por fecha de entrega: Organiza las tareas según su plazo de entrega.
También, es posible crear listas de tareas diarias con títulos específicos. Por ejemplo: lista de urgentes, en espera, agenda, proyectos, etc., y asignar a cada tarea las características diferenciadoras de los contextos.
4. Priorizar los pendientes
Consiste en enumerar las tareas en orden de importancia o urgencia.
Una forma sencilla es evaluar qué tarea deseas terminar primero; esa solicitud ocupará el primer lugar. El uso de técnicas como el método ABCDE de Brian Tracy o la matriz de Eisenhower (urgente/importante) te serán muy útiles para priorizar eficazmente.
Echa un vistazo a este video para poner en práctica el método ABCDE:
En nuestro blog podrás encontrar un artículo sobre la Matriz de Eisenhower, con todos los pasos a seguir para implementar este método y aprovechar todos sus beneficios.
Un tip: Si una tarea es grande o compleja, divídela en pasos más manejables; esto te ayudará a abordarla de manera más efectiva y a mantener la motivación al progresar.
5. Estimar el tiempo
Luego de organizar las tareas, es momento de asignar el tiempo estimado para la ejecución de cada una.
En este paso es esencial establecer expectativas realistas sobre lo que se puede lograr en un día o la semana, para mantener el impulso y evitar la procrastinación.
Por lo tanto, lo recomendable es no sobrecargar la lista de tareas (algunos recomiendan incluir entre 5 y 10 pendientes).
Un tip: No olvides considerar momentos de pausa y autocuidado en tu lista de tareas. El equilibrio entre el trabajo y el descanso es esencial para mantener la productividad a largo plazo.
En el artículo: Actividades para mejorar la salud mental y emocional hallarás herramientas que favorecen el bienestar integral.
6. Chequear la lista
A medida que se logran los objetivos, se tachan o eliminan las actividades completadas y se ajustan las prioridades según sea necesario. Así, se mantiene actualizada la lista de tareas.
7. Crear un diseño original
Un diseño estéticamente atractivo, según el estilo y preferencias particulares, puede ayudar a cambiar la forma en que se ve la lista de tareas pendientes y promover la planificación.
Añade tu color favorito, títulos en lettering, viñetas o cualquier otro detalle que le imprima tu sello personal.
Al seguir estos pasos, podrás crear una lista de tareas efectiva que te ayude a gestionar tu tiempo de manera eficiente.
¡Recuerda que, independientemente del método de planificación, lo importante es dar el primer paso; no te arrepentirás una vez lo hagas!
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¿Por qué son importantes las listas de tareas?
Las listas de tareas ofrecen numerosos beneficios, entre ellos:
- Mayor claridad: Visualizar las tareas en un solo lugar permite tener una perspectiva clara de lo que se necesita hacer.
- Reducción del estrés: Al tener las tareas organizadas, se reduce la sensación de estar abrumado y olvidar algo importante.
- Aumento de la productividad: Al priorizar las tareas, se crea un enfoque en lo más importante y se evita perder el tiempo.
- Mayor satisfacción: Completar tareas y tacharlas de una lista proporciona una gran sensación de logro.
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